Vacante en Colombia: Asistente administrativo/a en Medellín

Principales responsabilidades

• Apoya a la organización (incluso los aspectos logísticos asociados) de las reuniones claves de la subdelegación (Reunión de Subdelegación, reuniones de coordinación, operativas), y-o con interlocutores externos.
• Controla y se asegura el cumplimiento del protocolo de ingreso a la subdelegación: distribuye y recoge credenciales de acceso. 
• Atiende y deriva las llamadas entrantes, lleva un control de las cuentas telefónicas de la subdelegación.
• Se encarga del pago y de las renovaciones de las suscripciones de periódicos y revistas
• Prepara y comparte las notificaciones de salidas al terreno de la subdelegación;
• Revisa y asegura que se mantenga actualizado el welcome file de la Subdelegación
• Realiza la planificación y envío del “Briefing” general con todas las áreas de la oficina para los colegas nuevos (residentes y delegados).
• Coordina las reservaciones de alojamiento (hotel, apartamento, casa) de los visitantes y-o los colegas en el marco de las salidas operacionales al terreno (envió de confirmaciones de reservación a los huéspedes / se encarga de los pagos de facturas etc). 
• Solicita y coordina los traslados desde y hacia el aeropuerto de los colegas y visitantes de la SD cuando sea necesario.
• Digitaliza, distribuye y preserva la correspondencia física entrante de la subdelegación
• Se asegura de la distribución de los correos del buzón de correo central de la SD (shared Mailbox Medellin)
• Se asegura de la actualización de los contactos de la subdelegación l y supervisa la de sus oficinas.
• Se encarga de la gestión de inventarios y la reposición del material sensible y la papelería CICR y asegura el correcto abastecimiento de estos.
• Recibe, distribuye y envía la correspondencia institucional incluyendo la preparación y recepción de la Valija Diplomática a la delegación principal
• Solicita la activación y desactivación de los perfiles de usuarios de los colegas de la SD (inicio-fin de contrato y-o misión)
• Se asegura de que todo el personal conozca y aplique las normas del CICR relativas a la correspondencia y al protocolo del CICR; propone soluciones en casos de contradicciones entre las normas y las prácticas locales; garantiza que toda la correspondencia asociada a esas normas que salga de la subdelegación sea validada; conoce las normas en materia de firmas y se asegura de que el personal de la subdelegación las aplique.
• Garantiza la existencia y observancia de los procedimientos adecuados para proteger, usar, almacenar suministros de oficina sensibles (estampillas, sellos, papel membretado con el logo del CICR, etc.).
• Se asegura de que el papel membretado, las tarjetas personales, los sobres, etc. cumplan con los requisitos aplicables de la identidad visual. 

Requisitos profesionales 

• Tecnóloga, profesional recién egresada y/o estudiante de últimos semestres en administración, contaduría o áreas afines.
• Experiencia laboral especifica mínima de 2 años en cargos de asistencia administrativa.
• Manejo del excel a un nivel intermedio –Análisis de datos.
• Conocimiento de entornos digitales – herramientas en la nube.
• Nivel de inglés intermedio se considerará una ventaja

Requisitos personales

• Atención al detalle.
• Manejo del tiempo de manera eficaz y eficiente.
• Orientación de servicio al cliente interno y externo.
• Manejo del estrés y autocontrol.
• Alto grado de discreción.

¿Qué ofrecemos?

• Lugar de Trabajo: Medellín.
• Tipo de contrato: Indefinido bajo ley laboral colombiana + beneficios organizacionales extralegales
• Beneficios en estudios académicos, idiomas y desarrollo profesional.
• Flexibilidad en el horario.
• 20 días hábiles de vacaciones anuales
• Plan de ahorro internacional.
• Tasa de actividad: 100 %.
• Inicio Contrato: Inmediato 

Por favor realizar su aplicación en el siguiente enlace siguiendo las indicaciones requeridas en la plataforma, a más tardar el 21 de julio  de 2024. Solo se consideran las solicitudes completas que coincidan con los criterios de selección requeridos.

Unirse a la delegación del CICR en Colombia es una oportunidad única para trabajar en un entorno humanitario internacional gratificante, dentro de equipos multiculturales y diversos, y con oportunidades excepcionales de aprendizaje y desarrollo.